Cara membalas email panggilan interview adalah dengan cara dengan to the point. Saat menerima panggilan interview melalui email menjadi hal yang sangat menyenangkan dan penuh hardpan sebab akhirnya mendapat pekerjaan dan penghasilan sendiri.
Namun sebagian besar orang pasti langsung memilih cara membalas email panggilan seperti itu tidak ada salahnya.
Namun hanya saja alangkah baiknya membalas email panggilan interview dengan format yang lebih formal. Dengan ini setidaknya mendapat apresiasi lebih dalam hal atitute.
Topik Pembahasan:
Bagaimana Format Balasan Email Panggilan Interview?
Berikut ini adalah format balasan email panggilan interview:
1. Subyek Email
Tidak hanya untuk membalas email panggilan interview semata, subyek email telah menjadi hal yang wajib saat sending ataupun replying.
Namun biasanya subyek email untuk membalas panggilan interview akan muncul secara otomatis.
Selain itu alangkah baiknya tidak membuat subyek baru, sehingga masih dalam satu conversation. Ada kalanya untuk menulis subyek baru.
Untuk subyek baru dapat menggunakan format “Konfirmasi Panggilan Interview – (nama kamu)”.
2. Ucap Salam
Setelah menulis subyek, langkah berikutnya yaitu memberikan salam. Untuk ucapan salam yang digunakan bebas dan dapat dikondisikan.
Misalnya Dengan Hormat, Selamat Pagi, Selamat Siang, Assalam mualaikum, Dengan Hormat dan lain sebagainya.
Tepat di samping greating / salam, dapat diikuti dengan sapaan resmi. Sebagai contoh Bp / Bapak, Ibu, Mr, Mrs dan lain – lain.
3. Ucap terimakasih
Pada bagian ini adalah bagian untuk paragraf pembuka dari balasan email untuk panggilan interview.
Di paragraf ini cukup dengan mengucapkan terimakasih atas kepercayaan karena telah berhasil lolos untuk panggilan interview.
4. Isi penolakan (konten)
Untuk bagian yang satu ini ada beberapa jenis. Pertama yaitu berisi tentang ketersediaan atas panggilan interview sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
Kedua berisi tentang ketersediaan atas panggilan interview, namun terdapat keterangan tambahan yang berupa rescheduled.
Jenis kedua ini ialah sebuah permohonan kepada pihak recruiter untuk meluangkan waktu sesuai dengan kondisi kamu. Lalu sertakan pula alasan yang logis supaya dapat dimaklumi.
Ketiga yaitu berisi tentang penolakan. Khusus untuk jenis dari isi balasan panggilan interview ini, pasti ada yang lebih memilih untuk menghiraukannya. Sebab sudah pasti tidak bersedia untuk datang.
Meskipun hal itu tidak terlalu dipermasalahkan dari pihak recruiter, tetapi dari sudut padang atitute jelas tidak begitu sopan.
Maka dari itu jika hendak menolak sebuah panggilan interview sebaiknya balas email tersebut dan tidak didiamkan / dihiraukan.
5. Penutup
Pada bagian penutup tidak perlu panjang lebar. Dapat pula hanya dengan satu kalimat. Format penutup yang digunakan dapat mengikuti format penutup surat resmi lainnya.
6. Nama terang + kontak
Khusus untuk bagian ini dapat diskip dan dapat pula disertakan. Hanya saja untuk kondisi skip, pastikan telah mengatur signature yang terdapat pada fitur Gmail. Untuk signature dapat diatur dengan format nama dan nomor kontak WA / telepon.
Jika fitur mobile signature pada Gmail masih kosong, maka untuk bagian ini harus disertakan secara manual.
Sehingga pihak recruiter dapat dengan mudah untuk dihubungi. Meskipun untuk contact person telah tercantum dalam CV dan surat lamaran kerja.
Tips Membalas Email Panggilan Interview
Ketika menerima email panggilan interview ada beberapa cara membalas email panggilan interview supaya mendapat antusias dan mempunyai kesempatan diterima lebih besar.
Tips itu antara lain :
1. Balas segera mungkin
Ketika menerima email panggilan interview, harus segera mungkin membalasnya. Untuk mengurangi resiko terlambat dalam merespon email tersebut, sebaiknya cek email setiap saat. Hindari membalas email lebih dari 24 jam.
Jika respon sangat cepat, maka akan semakin baik dan mempunyai kesan bersungguh – sungguh untuk bekerja.
Jika respon cukup lambat, maka pihak recruiter akan beranggapan bahwa kamu tidak bersungguh – sungguh untuk bekerja nantinya.
2. Menunjukan apresiasi
Apresiasi menjadi hal utama untuk menciptakan kesan etika yang santun. Maka dari itu membalas email panggilan interview dengan format surat jauh lebih disarankan daripada memberikan balasan secara to the point.
Lalu ucapkan terima kasih dan rasa antusiasme tinggi untuk memenuhi panggilan interview juga menjadi pertimbangan bagi pihak recruiter.
3. Saat membalas email panggilan, pastikan tidak ada kesalahan
Sebelum mengirim email balasan, pastikan terlebih dahulu tidak ada kesalahan yang fatal. Seperti typo, dan penggunaan bahasa. Bahasa yang digunakan harus formal.
Kemudian cek ulang jadwal yang telah ditentukan dalam email panggilan interview. Pastikan terlebih dahulu tidak ada acara lain yang membuat kamu tidak dapat menghadiri interview.
Seandainya mempunyai acara lain yang tidak begitu penting, maka batalkan acara tersebut. Jadi tempatkan panggilan interview sebagai prioritas utama. Sebab kesempatan untuk mendapatkan pekerjaan cukup sulit dan kecil kemungkinan memperoleh kesempatan kedua.
4. Buat permohonan rescheduled jika tidak dapat hadir sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
Jika mempunyai acara yang sangat mendesak dan tidak dapat ditunda, lebih baik ajukan permohonan rescheduled kepada recruiter.
Jangan lupa sertakan keterangan yang jelas dan logis. Sehingga alasan untuk tidak dapat datang tepat waktu dapat diterima dan dimaklumi.
5. Jika menolak panggilan interview, tetap harus membalasnya
Mungkin saat mendapat email panggilan interview kamu telah mendapat pekerjaan di perusahaan lain. Jadi sangat tidak mungkin untuk mempertimbangkannya.
Lalu jangan lupa untuk membalas email dan tolaklah secara sopan serta professional. Berikan alasan jelas kenapa tidak dapat memenuhi panggilan interview itu.
Contoh Balasan Email Panggilan untuk Interview
Ada beberapa kondisi untuk membalas email panggilan interview. Jadi tidak selalu memberikan respon dan menyanggupi panggilan tersebut.
Inilah beberapa contoh jenis kondisi dalam membalas email panggilan interview :
1. Menerima panggilan interview
Dengan Hormat,
Bp / Ibu Personalia Pt Anugrah Karya
Saya ucapkan terima kasih untuk kesempatan yang telah diberikan dalam menghadiri seleksi tes Pt Anugrah Karya.
Melalui email email, ini saya Satya Prima Nugroho memberikan konfirmasi untuk bersedia hadir pada seleksi tes yang diselenggarakan pada Kamis, 31 Desember 2020 pukul 10.00 WIB.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat saya,
Satya Prima Nugroho
2. Mengatur jadwal panggilan interview
Dengan Hormat,
Kepada Bp / Ibu HRD PT Anugrah Karya
Sebelumnya saya mengucapkan banyak terima kasih atas panggilan interview dan memberikan saya kesempatan.
Saya, Satya Prima Nugroho dengan berat hati menyampaikan ketidaksanggupan untuk hadir memenuhi panggilan interview Pt Anugrah Karya sesuai jadwal yang telah tercantum pada hari Kamis, 31 Desember 2020.
Jika bapak / ibu menghendaki, saya hendak mengajukan permohonan reschedule untuk panggilan interview / pergantian jadwal interview pada 04 Januari 2021. Untuk waktu dan tempat dapat disesuaikan.
Saya sangat berharap bahwa bapak / ibu berkenan untuk menerima permohonan reschedule saya. Saya juga berharap bapak / ibu memberikan saya kesempatan untuk mengikuti interview Pt Anugrah Karya.
Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Satya Prima Nugroho
3. Menolak panggilan interview
Assalam mualaikum wr. wb.
Kepada Bp / ibu HRD Pt Anugrah Karya
Di tempat
Besar rasa ucapan rasa terima kasih kepada Bapak / Ibu yang telah memberikan saya kesempatan untuk menghadiri tes seleksi.
Namun saya, Satya Prima Nugroho dengan berat hati menyampaikan konfirmasi bahwa saya tidak bisa hadir untuk menghadiri tes seleksi Pt Anugrah Karya sebab saya telah mendapat pekerjaan di perusahaan lain.
Saya ucapkan permohonan maaf atas ketidakhadiranya dan terima kasih atas perhatiannya.
Hormat saya,
Satya Prima Nugroho
4. Dalam Bahasa Inggris
Dear Mr. / Mrs Smith
Thank you so much to consider and invite me to join interview at Pt Anugrah Karya.
I appreciate for the opportunity and forward to meet you soon. I would like to attend the invitation due that time, on Thursday 13th December 2020.
Thank you for the time and the consideration. If there is a lot further information to the interview, please inform me.
Best regards,
Satya Prima Nugroho
Itulah cara membalas email panggilan interview dengan tepat dan santun serta professional. Meskipun belum diterima sebagai karyawan, atitute dan profesionalisme menjadi hal utama.
Selain itu hindari sikap acuh tak acuh dan menyepelekan sesuai, meskipun hal itu tidak begitu penting.
