Contoh notulen rapat dapat kamu cari tahu sendiri. Notulen biasanya berisi kapan suatu diskusi atau rapat diselenggarakan, peserta yang hadir serta hasil yang diperoleh dari rapat tersebut.
Notulen rapat bersifat padat, singkat, sistematis, dan mendetail meringkas pembicaraan yang ada dalam rapat.
Topik Pembahasan:
Apa itu notulen rapat?
Notulen rapat atau yang dalam bahasa Inggris dikenal dengan sebutan minutes of meeting merupakan sebuah dokumen resmi yang memiliki fungsi sebagai bukti ketika perusahaan ataupun organisasi telah melaksanakan kegiatan diskusi dalam rangka membahas topik tertentu.
Tidak hanya pada diskusi atau rapat, notulen rapat juga dibuat saat melakukan seminar dan sidang oleh seorang notulis.
Selain sebagai bukti telah diadakannya rapat, sebuah notulen juga memiliki beberapa fungsi lainnya yaitu sebagai panduan bila ingin bertindak, menjadi pengingat, sebagai bahan referensi saat mencaritahu anggota yang tidak menghadiri rapat, serta untuk menghemat waktu.
Bagaimana Format Notulen?
Dalam kondisi yang formal, tata cara menulis notulen rapat berbeda dengan rapat tidak resmi ataupun diskusi.
Sebuah notulen terdiri dari beberapa unsur diantaranya:
1. Judul meeting
Merupakan aspek yang sangat penting pada saat menuliskan notulen rapat. Sebagai referensi judul rapat juga bisa diambil dari tujuan dari rapat atau diskusi tersebut, contohnya rapat bulanan tim keuangan dapat mengambil judul “Notulen rapat Tim keuangan (tgl)”
2. Tempat dan waktu
Aspek kedua yang tak kalah penting adalah tempat dan waktu dilaksanakannya rapat, jeda dan durasi istirahat saat rapat juga bisa ikut dicantumkan sebagai bahan evaluasi efektifitas rapat
3. Tujuan
Aspek selanjutnya yang tidak boleh dilupakan adalah tujuan dilaksanakannya rapat tersebut. Tujuan ini juga dapat digunakan sebagai rujukan untuk membuat judul notulen
4. Daftar yang hadir
Daftar anggota yang menghadiri rapat juga perlu dimasukkan dalam notulen rapat. Dengan adanya daftar tersebut kamu dapat mengetahui siapa saja anggota yang absen, sehingga anggota yang tidak hadir bisa mendapatkan informasi terkait isi dan hasil rapat atau diskusi
5. Isi dan hasil keputusan
Hal yang paling penting dalam notulen rapat baik itu formal maupun tidak adalah isi serta hasil keputusan dari rapat yang sudah dilakukan.
Yang perlu dicatat adalah poin-poin penting yang telah dibahas serta hasil keputusan meliputi rencana kegiatan dan penugasan bagi setiap anggota.
Dengan adanya poin ini maka anggota akan lebih mudah mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus mereka kerjakan.
Apa Saja Tugas Notulis?
Notulis adalah orang yang memiliki kemampuan untuk menyimak kemudian menuliskannya kembali dengan baik setiap hal yang terjadi ketika diskusi.
Mereka diwajibkan untuk mencatat jalannya rapat diskusi mulai awal hingga akhir tanpa ada yang terlewatkan.
Secara umum tugas notulis adalah:
- Menuliskan topic permasalahan dengan jelas dan lengkap
- Mencatat waktu diadakannya rapat sebagai bahan acuan untuk mengatur jadwal rapat berikutnya
- Menyimak jalannya rapat serta menjaga situasi tetap kondusif
- Mendata jumlah peserta yang hadir dalam rapat
- Meringkas atau mengambil kesimpulan dari hasil diskusi
- Objektif dalam menuliskan hasil rapat tanpa memasukkan gagasan pribadi ke dalam notulen
- Mengambil dokumentasi berupa foto dan tulisan
Ada beberapa manfaat yang diperoleh dari menuliskan notulen rapat yaitu:
- Sebagai manometer rapat yang mengukur kesuksesan sebuah rapat
- Sebagai alat bukti jika nantinya terjadi perubahan-perubahan
- Sebagai sumber informasi bagi peserta yang tidak hadir karena notulen rapat menyajikan hasil rapat
- Sebagai pedoman untuk melakukan rapat berikutnya dimana rapat memerlukan tindakan lebih lanjut
- Sebagai dokumen atau arsip
- Sebagai pengingat bagi para peserta rapat
- Sebagai alat untuk melakukan rapat semu atau fiktif
- Diperlukan dalam rangka mencapai tujuan tertentu misalnya berkaitan dengan anggaran keuangan
- Sebagai parameter untuk mengukur tujuan rapat dan realisasinya di lapangan apakah sudah berjalan dengan baik
Contoh Notulen Rapat
Terdapat berbagai jenis contoh notulen rapat, berikut ini saya sajikan contoh-contohnya yaitu:
1. Contoh notulen rapat perusahaan
Sumber Bakti
Surabaya
Hari/ tanggal : Rabu, 30 Desember 2020 Waktu : 10.00 WIB – 12.00 WIB Tempat : Ruang Rapat Sumber Bakti Pemimpin Rapat : Juni Prasetyo Jumlah Peserta : 20 Puluh Orang Materi Rapat : Pembahasan Terkait Lomba Make Up Antar Karyawan Putra dalam rangka ulang tahun perusahaan Kegiatan Pembukaan :
- Acara diibuka oleh Juni Prasetyo
- Sambutan oleh manajer Sumber Bakti
Hasil Keputusan Rapat:
Berdasarkan rapat yang diselenggarakan pada hari Rabu, 30 Desember 2020 maka akan diselenggarakan lomba make up antar karyawan putra dalam rangka merayakan ulang tahun perusahaan yang akan diadakan pada hari Minggu, 16 Januari 2021 dengan ketua pelaksana Dito Ahmadi
Pemimpin Rapat
(Juni Prasetyo)
Notulis
(Gema Radikta)
2. Contoh notulen rapat organisasi
Rapat Organisasi Intera Sekolah
SMU Negeri 1 Gondanglegi
Hari/ tanggal : Kamis, 30 Januari 2021 Waktu : 09.00 WIB – selesai Tempat : Ruang OSIS SMU Negeri 1 Gondanglegi Pemimpin Rapat : Rahmi Kusuma Jumlah Peserta : 12 Orang Materi Rapat : Persiapan Menyambut Hari Ulang Tahun Sekolah yang ke 40 tahun Pembukaan :
- Oleh Ketua OSIS
- Sambutan dari pembina OSIS
Hasil Keputusan Rapat :
Pembentukan kepanitian untuk memperingati HUT sekolah dengan daftar sebagai berikut:
- Ketua pelaksana : Alpha
- Sekretaris : Beta
- Bendahara : Charlie
- Koordinator seksi acara : Delta
- Koordinator seksi hubungan masyarakat : Echo
- Koordinator seksi perlengkapan : Foxford
- Koordinator seksi konsumsi : Gama
Penutupan rapat dilakukan oleh ketua OSIS
Pemimpin Rapat
(Rahmi Kusuma)
Notulis
(Zaki)
3. Contoh notulen rapat bahasa Inggris
MINUTES OF MEETING
Day/ date : Tuesday, 30 December 2020 Time : 10. 00 am – 11.00 am Place : Meeting’s room Theme : Discuss “Recruiting new employees in marketing department” Chief : Mr. Smith Notulis : Mrs. Gema Radikta Present
- 1. Ms Koala
- Mr. Brat
- Mrs. Silva
Absentee : – Rundown
- Opening
- Discussion
- Closing
The meeting was opened by Mr. Smith as a chief of Sukses Besar Company at 10.00 a.m
We were discussing about the recruiting procedures and decided some point:
- Marketing department need 3 new employees
- The job vacancies will be open by the beginning of next month
- The deadline for application is 2 weeks
- We will carried a written exam, group discussion and interview
The meeting was closed by the chief at 11 am.
Malang, 30 December 2020
Signed by,
(Smith)
LeaderCompiled by,
(Gema Radikta)
Notes Taker
4. Contoh notulen rapat pemerintah
NOTULEN RAPAT
Kepada Yth : Camat Malang Dari : Wakil Camat Hal : Kegiatan Hari/Tanggal : Rabu, 30 Desember 2020 Waktu : 13.00 – selesai Tempat : Ruang Rapat Acara : Koordinasi evaluasi pengendalian penyakit COVID 19 Undangan 1. Kasudin Kesmas Malang 2. Para Camat Malang
3. Para Lurah Malang
Pimpinan Rapat : KA Dinas Kesmas Malang Kesimpulan hasil rapat:
Dengan ini disimpulkan jika hasil kegiatan berdasarkan undangan dari Pemerintah Malang sebagai berikut:
- Acara dibuka oleh Sekda Bandung dan kemudian dilanjutkan dengan arahan
- Penyampaian Materi:
- Koordinasi evaluasi penanganan COVID 19 di Malang
- Strategi guna antisipasi peningkatan kasus
Demikian laporan ini disusun supaya dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi bapak Camat.
Malang, 30 Desember 2020
Peserta Rapat,
Wakil Camat
Semar
NIP…………………………
Tembusan:
Kasi Pemberdayaan Masyarakat
5. Contoh notulen rapat dinas
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR
DINAS PENDIDIKAN
CABANG DINAS PENDIDIKAN WILAYAH KABUPATEN MALANG
NOTULEN
Nama Rapat : Rapat Dinas Hari, tanggal : Rabu, 30 Desember 2020 Jam : 10.00 WIB s.d selesai Tempat : Cabang Dinas Pendidikan Wilayah Kabupaten Malang Acara : Membahas mengenai peringatan HUT RI ke 76 Tahun 2021 Pemimpin Rapat : Kepala Cabang Dinas Pendidikan Wilayah Kabupaten Malang Notulis : Gema Pradikta Hasil rapat:
Seluruh SMA/ SMK Negeri/ Swasta di kabupaten Malang akan ikut serta merayakan HUT RI Ke-76 Tahun 2021 dengan berpartisipasi dalam:
- Lomba yel – yel yang diikuti oleh 20 sekolah
- Upacara di detik – detik proklamasi kemerdekaan
- upacara penurunan bendera merah putih
- Pawai Budaya yang diikuti oleh kurang lebih 100 orang dengan rincian
- Drum band total 15 orang
- Mobil hias 2 buah
- Barisan sakerah 30 orang
- Barisan cosplay 20 orang
- Barisan baju daerah 35 orang
Kepala Cabang Dinas Pendidikan
Wilayah Kabupaten Malang
Ahmad Tohari, SH, MM
Penata Tk. I
NIP. XX
6. Contoh notulen rapat guru
PEMERINTAH KOTA MALANG – DINAS PENDIDIKAN
SMP Gondanglegi
Jalan Krajan, Gondanglegi – Telepon: (0341) 645XXX
NOTULEN RAPAT
Hari, Tanggal : Kamis, 5 Februari 2021 Waktu Rapat : 11.00 – 12.00 WIB Tempat : Ruang Guru SMP Gondanglegi Agenda Rapat : Program Kelas tambahan Daftar Hadir Peserta Rapat : Terlampir Susunan acara dalam rapat adalah sebagai berikut:
- Pembukaan
- Pengarahan dari Kepala Sekolah
- Masukan dari para guru
- Diskusi mengenai program kelas tambahan bagi para siswa kelas 9
- Penutupan
Adapun hasil rapat ialah sebagai berikut:
- Masing – masing guru mata pelajaran siap untuk mengajar kelas tambahan bagi para siswa kelas 9
- Penyusunan jadwal mengajar di kelas tambahan
- Pengumpulan jadwal para guru untuk menyusun jadwal kelas tambahan
- Staf akan menyusun jadwal
- Proses belajar mengajar di kelas tambahan siap dijalankan mulai bulan januari 2021
Malang, 30 Desember 2020
Mengetahui,
Kepala Sekolah,Gilar Musawir S.Pd,
NIP: XXNotulis
Durian S.Pd
NIP: XX
7. Contoh notulen rapat koordinasi
Hari, Tanggal : Senin, 3 Januari 2021 Waktu Rapat : 09.00 WIB – 11.00 WIB Tempat : Auditorium Universitas Negeri Yogyakarta Pemimpin Rapat : Ega Raditya Jumlah Peserta : 30 Orang Materi Rapat : Pelaksanaan invitasi bola basket dalam rangka dies natalis universitas Hasil Keputusan Rapat:
- Pelaksanaan lomba selama 1 minggu yang diikuti oleh 20 klub basket
- Pengumuman pemenang yang dilakukan di puncak acara
Pemimpin Rapat
Ega Raditya
Notulis
Achmad
Demikian adalah beberapa contoh notulen rapat yang dapat saya berikan, tiap-tiap notulen memiliki format yang sedikit berbeda bergantung pada formal tidaknya notulen tersebut, namun unsur yang ada didalamnya tetaplah sama.