Apa itu Notulen Rapat?

Contoh notulen rapat dapat kamu cari tahu sendiri. Notulen biasanya berisi kapan suatu diskusi atau rapat diselenggarakan, peserta yang hadir serta hasil yang diperoleh dari rapat tersebut.

Notulen rapat bersifat padat, singkat, sistematis, dan mendetail meringkas pembicaraan yang ada dalam rapat.

Apa itu notulen rapat?

apa itu notulen rapat

Notulen rapat atau yang dalam bahasa Inggris dikenal dengan sebutan minutes of meeting merupakan sebuah dokumen resmi yang memiliki fungsi sebagai bukti ketika perusahaan ataupun organisasi telah melaksanakan kegiatan diskusi dalam rangka membahas topik tertentu.

Tidak hanya pada diskusi atau rapat, notulen rapat juga dibuat saat melakukan seminar dan sidang oleh seorang notulis.

Selain sebagai bukti telah diadakannya rapat, sebuah notulen juga memiliki beberapa fungsi lainnya yaitu sebagai panduan bila ingin bertindak, menjadi pengingat, sebagai bahan referensi saat mencaritahu anggota yang tidak menghadiri rapat, serta untuk menghemat waktu.

Bagaimana Format Notulen?

format notulen rapat

Dalam kondisi yang formal, tata cara menulis notulen rapat berbeda dengan rapat tidak resmi ataupun diskusi.

Sebuah notulen terdiri dari beberapa unsur diantaranya:

1. Judul meeting

Merupakan aspek yang sangat penting pada saat menuliskan notulen rapat. Sebagai referensi judul rapat juga bisa diambil dari tujuan dari rapat atau diskusi tersebut, contohnya rapat bulanan tim keuangan dapat mengambil judul “Notulen rapat Tim keuangan (tgl)”

2. Tempat dan waktu

Aspek kedua yang tak kalah penting adalah tempat dan waktu dilaksanakannya rapat, jeda dan durasi istirahat saat rapat juga bisa ikut dicantumkan sebagai bahan evaluasi efektifitas rapat

3. Tujuan

Aspek selanjutnya yang tidak boleh dilupakan adalah tujuan dilaksanakannya rapat tersebut. Tujuan ini juga dapat digunakan sebagai rujukan untuk membuat judul notulen

4. Daftar yang hadir

Daftar anggota yang menghadiri rapat juga perlu dimasukkan dalam notulen rapat. Dengan adanya daftar tersebut kamu dapat mengetahui siapa saja anggota yang absen, sehingga anggota yang tidak hadir bisa mendapatkan informasi terkait isi dan hasil rapat atau diskusi

5. Isi dan hasil keputusan

Hal yang paling penting dalam notulen rapat baik itu formal maupun tidak adalah isi serta hasil keputusan dari rapat yang sudah dilakukan.

Yang perlu dicatat adalah poin-poin penting yang telah dibahas serta hasil keputusan meliputi rencana kegiatan dan penugasan bagi setiap anggota.

Dengan adanya poin ini maka anggota akan lebih mudah mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus mereka kerjakan.

Apa Saja Tugas Notulis?

tugas notulis rapat

Notulis adalah orang yang memiliki kemampuan untuk menyimak kemudian menuliskannya kembali dengan baik setiap hal yang terjadi ketika diskusi.

Mereka diwajibkan untuk mencatat jalannya rapat diskusi mulai awal hingga akhir tanpa ada yang terlewatkan.

Secara umum tugas notulis adalah:

  • Menuliskan topic permasalahan dengan jelas dan lengkap
  • Mencatat waktu diadakannya rapat sebagai bahan acuan untuk mengatur jadwal rapat berikutnya
  • Menyimak jalannya rapat serta menjaga situasi tetap kondusif
  • Mendata jumlah peserta yang hadir dalam rapat
  • Meringkas atau mengambil kesimpulan dari hasil diskusi
  • Objektif dalam menuliskan hasil rapat tanpa memasukkan gagasan pribadi ke dalam notulen
  • Mengambil dokumentasi berupa foto dan tulisan

Ada beberapa manfaat yang diperoleh dari menuliskan notulen rapat yaitu:

  • Sebagai manometer rapat yang mengukur kesuksesan sebuah rapat
  • Sebagai alat bukti jika nantinya terjadi perubahan-perubahan
  • Sebagai sumber informasi bagi peserta yang tidak hadir karena notulen rapat menyajikan hasil rapat
  • Sebagai pedoman untuk melakukan rapat berikutnya dimana rapat memerlukan tindakan lebih lanjut
  • Sebagai dokumen atau arsip
  • Sebagai pengingat bagi para peserta rapat
  • Sebagai alat untuk melakukan rapat semu atau fiktif
  • Diperlukan dalam rangka mencapai tujuan tertentu misalnya berkaitan dengan anggaran keuangan
  • Sebagai parameter untuk mengukur tujuan rapat dan realisasinya di lapangan apakah sudah berjalan dengan baik

Contoh Notulen Rapat

Terdapat berbagai jenis contoh notulen rapat, berikut ini saya sajikan contoh-contohnya yaitu:

1. Contoh notulen rapat perusahaan

Sumber Bakti
Surabaya

Hari/ tanggal: Rabu, 30 Desember 2020
Waktu: 10.00 WIB – 12.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Sumber Bakti
Pemimpin Rapat: Juni Prasetyo
Jumlah Peserta: 20 Puluh Orang
Materi Rapat: Pembahasan Terkait Lomba Make Up Antar Karyawan Putra dalam rangka ulang tahun perusahaan

Kegiatan Pembukaan :

  • Acara diibuka oleh Juni Prasetyo
  • Sambutan oleh manajer Sumber Bakti

Hasil Keputusan Rapat:

Berdasarkan rapat yang diselenggarakan pada hari Rabu, 30 Desember 2020 maka akan diselenggarakan lomba make up antar karyawan putra dalam rangka merayakan ulang tahun perusahaan yang akan diadakan pada hari Minggu, 16 Januari 2021 dengan ketua pelaksana Dito Ahmadi

Pemimpin Rapat

 

(Juni Prasetyo)

Notulis

 

(Gema Radikta)

2. Contoh notulen rapat organisasi

Rapat Organisasi Intera Sekolah
SMU Negeri 1 Gondanglegi

Hari/ tanggal: Kamis, 30 Januari 2021
Waktu: 09.00 WIB – selesai
Tempat: Ruang OSIS SMU Negeri 1 Gondanglegi
Pemimpin Rapat: Rahmi Kusuma
Jumlah Peserta: 12 Orang
Materi Rapat: Persiapan Menyambut Hari Ulang Tahun Sekolah yang ke 40 tahun

Pembukaan :

  • Oleh Ketua OSIS
  • Sambutan dari pembina OSIS

Hasil Keputusan Rapat :

Pembentukan kepanitian untuk memperingati HUT sekolah dengan daftar sebagai berikut:

  1. Ketua pelaksana : Alpha
  2. Sekretaris : Beta
  3. Bendahara : Charlie
  4. Koordinator seksi acara : Delta
  5. Koordinator seksi hubungan masyarakat : Echo
  6. Koordinator seksi perlengkapan : Foxford
  7. Koordinator seksi konsumsi : Gama

Penutupan rapat dilakukan oleh ketua OSIS

Pemimpin Rapat

(Rahmi Kusuma)

Notulis

(Zaki)

3. Contoh notulen rapat bahasa Inggris

MINUTES OF MEETING

Day/ date: Tuesday, 30 December 2020
Time: 10. 00 am – 11.00 am
Place: Meeting’s room
Theme: Discuss “Recruiting new employees in marketing department”
Chief: Mr. Smith
Notulis: Mrs. Gema Radikta
Present
  • 1. Ms Koala
  • Mr. Brat
  • Mrs. Silva
Absentee: –
Rundown
  • Opening
  • Discussion
  • Closing

The meeting was opened by Mr. Smith as a chief of Sukses Besar Company at 10.00 a.m

We were discussing about the recruiting procedures and decided some point:

  • Marketing department need 3 new employees
  • The job vacancies will be open by the beginning of next month
  • The deadline for application is 2 weeks
  • We will carried a written exam, group discussion and interview

The meeting was closed by the chief at 11 am.

Malang, 30 December 2020

Signed by,

 

(Smith)
Leader

Compiled by,

 

(Gema Radikta)
Notes Taker

4. Contoh notulen rapat pemerintah

NOTULEN RAPAT

Kepada Yth: Camat Malang
Dari: Wakil Camat
Hal: Kegiatan
Hari/Tanggal: Rabu, 30 Desember 2020
Waktu: 13.00 – selesai
Tempat: Ruang Rapat
Acara: Koordinasi evaluasi pengendalian penyakit COVID 19
Undangan1. Kasudin Kesmas Malang

2. Para Camat Malang

3. Para Lurah Malang

Pimpinan Rapat: KA Dinas Kesmas Malang

Kesimpulan hasil rapat:

Dengan ini disimpulkan jika hasil kegiatan berdasarkan undangan dari Pemerintah Malang sebagai berikut:

  1. Acara dibuka oleh Sekda Bandung dan kemudian dilanjutkan dengan arahan
  2. Penyampaian Materi:
    • Koordinasi evaluasi penanganan COVID 19 di Malang
    • Strategi guna antisipasi peningkatan kasus

Demikian laporan ini disusun supaya dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi bapak Camat.

Malang, 30 Desember 2020

Peserta Rapat,

Wakil Camat

 

Semar

NIP…………………………

 

Tembusan:

Kasi Pemberdayaan Masyarakat

5. Contoh notulen rapat dinas

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR

DINAS PENDIDIKAN

CABANG DINAS PENDIDIKAN WILAYAH KABUPATEN MALANG

NOTULEN

Nama Rapat: Rapat Dinas
Hari, tanggal: Rabu, 30 Desember 2020
Jam: 10.00 WIB s.d selesai
Tempat: Cabang Dinas Pendidikan Wilayah Kabupaten Malang
Acara: Membahas mengenai peringatan HUT RI ke 76 Tahun 2021
Pemimpin Rapat: Kepala Cabang Dinas Pendidikan Wilayah Kabupaten Malang
Notulis: Gema Pradikta

Hasil rapat:

Seluruh SMA/ SMK Negeri/ Swasta di kabupaten Malang akan ikut serta merayakan HUT RI Ke-76 Tahun 2021 dengan berpartisipasi dalam:

  1. Lomba yel – yel yang diikuti oleh 20 sekolah
  2. Upacara di detik – detik proklamasi kemerdekaan
  3. upacara penurunan bendera merah putih
  4. Pawai Budaya yang diikuti oleh kurang lebih 100 orang dengan rincian
    • Drum band total 15 orang
    • Mobil hias 2 buah
    • Barisan sakerah 30 orang
    • Barisan cosplay 20 orang
    • Barisan baju daerah 35 orang

Kepala Cabang Dinas Pendidikan
Wilayah Kabupaten Malang

 

Ahmad Tohari, SH, MM
Penata Tk. I
NIP. XX

6. Contoh notulen rapat guru

PEMERINTAH KOTA MALANG – DINAS PENDIDIKAN

SMP Gondanglegi

Jalan Krajan, Gondanglegi – Telepon: (0341) 645XXX

NOTULEN RAPAT

Hari, Tanggal: Kamis, 5 Februari 2021
Waktu Rapat: 11.00 – 12.00 WIB
Tempat: Ruang Guru SMP Gondanglegi
Agenda Rapat: Program Kelas tambahan
Daftar Hadir Peserta Rapat: Terlampir

Susunan acara dalam rapat adalah sebagai berikut:

  1. Pembukaan
  2. Pengarahan dari Kepala Sekolah
  3. Masukan dari para guru
  4. Diskusi mengenai program kelas tambahan bagi para siswa kelas 9
  5. Penutupan

Adapun hasil rapat ialah sebagai berikut:

  • Masing – masing guru mata pelajaran siap untuk mengajar kelas tambahan bagi para siswa kelas 9
  • Penyusunan jadwal mengajar di kelas tambahan
  • Pengumpulan jadwal para guru untuk menyusun jadwal kelas tambahan
  • Staf akan menyusun jadwal
  • Proses belajar mengajar di kelas tambahan siap dijalankan mulai bulan januari 2021

Malang, 30 Desember 2020

Mengetahui,
Kepala Sekolah, 

Gilar Musawir S.Pd,
NIP: XX

Notulis

 

Durian S.Pd
NIP: XX

7. Contoh notulen rapat koordinasi

Hari, Tanggal: Senin, 3 Januari 2021
Waktu Rapat: 09.00 WIB – 11.00 WIB
Tempat: Auditorium Universitas Negeri Yogyakarta
Pemimpin Rapat: Ega Raditya
Jumlah Peserta: 30 Orang
Materi Rapat: Pelaksanaan invitasi bola basket dalam rangka dies natalis universitas

Hasil Keputusan Rapat:

  1. Pelaksanaan lomba selama 1 minggu yang diikuti oleh 20 klub basket
  2. Pengumuman pemenang yang dilakukan di puncak acara
Pemimpin Rapat

 

Ega Raditya

Notulis

 

Achmad

Demikian adalah beberapa contoh notulen rapat yang dapat saya berikan, tiap-tiap notulen memiliki format yang sedikit berbeda bergantung pada formal tidaknya notulen tersebut, namun unsur yang ada didalamnya tetaplah sama.

Leave a Reply