Tugas dan Syarat Admin Kantor

Tugas admin ternyata tidak hanya sekedar mengurus surat masuk dan keluar saja.

Ternyata ada banyak tugas admin yang harus Anda ketahui dan untuk Anda yang memang memiliki passion di bidang administrasi.

Anda bisa mendaftarkan diri menjadi seorang administrator.

Apa saja sih yang menjadi tugas seorang administrator itu sendiri dan apa yang menjadi syarat utama seorang administrasi kantor itu sendiri?

Cari tahu jawabannya di bawah ini.

Apa itu Staff Administrasi Kantor?

apa itu admin kantor
apa itu admin kantor

Administrasi kantor adalah serangkaian kegiatan sehari-hari yang terkait dengan perencanaan keuangan, pencatatan dan penagihan, personel, distribusi fisik, dan logistik.

Semua itu masih dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Seseorang yang melakukan kegiatan ini biasanya disebut administrator kantor kantor, dan memainkan peran kunci dalam infrastruktur organisasi apa pun, terlepas dari skalanya.

Banyak posisi administratif yang mengharuskan kandidat untuk memiliki keterampilan spesifik dalam aplikasi perangkat lunak Microsoft Word, Excel dan Access.

Kehadiran seorang administrator kantor untuk suatu organisasi sangat penting karena tugas yang dipercayakan kepada mereka begitu besar.

Oleh karena itu ketrampilan khusus diperlukan agar karyawan dapat bekerja secara efisien dan produktif. Keterampilan yang dibutuhkan untuk menjadi seorang administrator adalah :

  • Latihan mengelola dan mengatur gaji yang melibatkan tanggung jawab dalam memastikan bahwa semua karyawan menerima slip pembayaran tepat waktu.
  • Memiliki keterampilan komunikasi yang baik untuk berkoordinasi dengan karyawan lain di sekitar organisasi.
  • Kemampuan untuk dapat mengawasi karyawan
  • Kemampuan beradaptasi dengan lingkungan yang berubah dan bisa mudah menguasai teknologi baru yang dapat diimplementasikan, misalnya bisa menguasai perangkat lunak baru yang berkaitan dengan tugas seorang admin kantor.
  • Menunjukkan inisiatif yang baik
  • Dapat bekerja di bawah tekanan ketika diberi tugas yang sangat penting bagi perusahaan

Tugas Administrasi Perkantoran

tugas admin kantor
tugas admin kantor

Adapun tugas administrasi perkantoran sendiri ada banyak sekali.

Ya, seorang administrator kantor memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa kegiatan administrasi dalam suatu perusahaan berjalan efisien.

Selain itu menyediakan struktur kepada karyawan lain di seluruh organisasi ynag terlibat.

Kegiatan-kegiatan ini dapat berkisar dari yang bertanggung jawab untuk pengelolaan sumber daya manusia, anggaran dan catatan, hingga melakukan peran mengawasi karyawan lain.

Tanggung jawab ini dapat bervariasi tergantung pada pemberi kerja dan tingkat pendidikan.

Berikut adalah tugas admin kantor :

  1. Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan kantor
  2. Mengawasi anggota tim administrasi dan mengoordinasikan kegiatan mereka
  3. Membuat pengaturan perjalanan untuk para manajer
  4. Menangani panggilan telepon dan semua kegiatan surat menyurat yang terkait
  5. Mengontrol keadaan persediaan kantor dan memastikan sesuai dengan kebutuhan kantor
  6. Membuat dan menyajikan laporan untuk manajer
  7. Mengkoordinasikan dan berpartisipasi dalam perencanaan, pemeliharaan, dan renovasi ruang kantor jika perlu
  8. Mengkoordinasikan kegiatan kantor dan operasi untuk memastikan terhadap kebijakan perusahaan
  9. Mengawasi staf administrasi dan membagi tanggung jawab untuk memastikan kinerja
  10. Mendukung prosedur penganggaran dan pembukuan
  11. Membuat dan memperbarui catatan dan basis data dengan personil, keuangan, dan data lainnya
  12. Mengirim laporan tepat waktu dan menyiapkan presentasi / proposal sebagaimana ditugaskan

Syarat Lulusan Posisi Kerja Administrasi

syarat lulusan admin kantor
syarat lulusan admin kantor (tahupedia.com)

Adapun untuk bisa menjadi seorang administrator kantor, syarat yang harus dimiliki adalah :

  1. Kualifikasi dalam studi kesekretariatan akan menjadi keuntungan
  2. Sarjana lulusan administrasi kantor atau bidang terkait lebih disukai
  3. Pengalaman yang terbukti sebagai administrator kantor, asisten kantor atau peran yang relevan
  4. Kemampuan komunikasi dan interpersonal yang luar biasa
  5. Keahlian organisasi dan kepemimpinan yang sangat baik
  6. Memiliki komunikasi yang baik dengan dengan manajemen kantor dan memahami prinsip-prinsip akuntansi dasar
  7. Memiliki pengetahuan yang sangat baik tentang MS Office dan perangkat lunak manajemen kantor (ERP dll.)

Untuk Anda yang sangat tertarik dengan tugas admin, Anda bisa mengajukan pekerjaan ini dengan mengirimkan surat lamaran. Adapun contoh surat lamaran kerja sendiri adalah sebagai berikut :

Dengan Hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama                          : Arfi Mufidatus Sholihah

Tempat, tanggal lahir  : Bantul 27 Juni 1994

Alamat                         : Ketingan RT/3 RW/21 Tirtoadi Mlati Sleman

Telepon                       : 085643174249

 

Berdasarkan informasi dari media sosial, bahwa MASBOS MULTIMEDIA sedang membuka lowongan pekerjaan sebagai Administrasi Kantor. Maka dengan surat ini saya berniat untuk dapat mengisi lowongan peekerjaan tersebut untuk bisa bekerja di posisi tersebut.

Bersamaan dengan surat tersebut, saya lampirkan fotocopy dokumen pendukung administratif

Sebagai pertimbangan Bapak/Ibu saya lampirkan berkas-berkas berikut :

  1. Curiculum Vitae (CV)
  2. Scan Ijazah Terakhir
  3. Scan KTP
  4. Scan Foto

 

Demikian surat lamaran ini saya buat berdasarkan kondisi saya yang sebenarnya. Besar harapan saya dapat bergabung dengan CV Masbos Multimedia. Semoga Bapak/Ibu senantiasa mempertimbangkannya. Atas perhatian Bapak/Ibu saya ucapkan terimakasih.

 

Hormat Saya

(Arfi Mufidatus S)

Sementara untuk Anda yang ingin mengundurkan diri dari pekerjaan sebelumnya dan mendaftarkan diri di bagian administrasi kantor, Anda perlu membuat sebuah surat pengunduran diri.

Ada beberapa contoh surat pengunduran diri yang bisa Anda lihat di internet.

Anda juga bisa meminta surat keterangan kerja dari perusahaan Anda sebelumnya untuk bisa meng-apply pekerjaan menjadi adminstrator kantor.

Anda bisa mencari contoh surat keterangan kerja juga di internet. Bagaimana? Apakah Anda sangat tertarik menjadi seorang administrator kantor?

Apalagi tugas admin juga tidak begitu menyulitkan bukan? Selamat mencoba.

Leave a Reply