Tugas dan jobdesk admin ternyata tidak hanya sekedar mengurus surat masuk dan keluar saja. Ternyata ada banyak tugas admin yang harus Anda ketahui.
Untuk Anda yang memang memiliki passion di bidang administrasi. Anda bisa mendaftarkan diri menjadi seorang administrator atau administrasi perkantoran.
Apa saja sih yang menjadi tugas seorang administrator itu sendiri dan apa yang menjadi syarat utama seorang administrasi kantor itu sendiri?
Topik Pembahasan:
Apa itu Staff Administrasi Kantor?
Administrasi kantor adalah serangkaian kegiatan sehari-hari yang terkait dengan perencanaan keuangan, pencatatan dan penagihan, personel, distribusi fisik, dan logistik.
Semua itu masih dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Seseorang yang melakukan kegiatan ini biasanya disebut administrator kantor, dan memainkan peran kunci dalam infrastruktur organisasi apa pun, terlepas dari skalanya.
Banyak posisi administratif yang mengharuskan kandidat untuk memiliki keterampilan spesifik dalam aplikasi perangkat lunak Microsoft Word, Excel dan Access.
Kehadiran seorang administrator kantor untuk suatu organisasi sangat penting karena tugas yang dipercayakan kepada mereka begitu besar.
Oleh karena itu ketrampilan khusus diperlukan agar karyawan dapat bekerja secara efisien dan produktif.
Keterampilan yang dibutuhkan untuk menjadi seorang administrasi perkantoran adalah :
- Latihan mengelola dan mengatur gaji yang melibatkan tanggung jawab dalam memastikan bahwa semua karyawan menerima slip pembayaran tepat waktu.
- Memiliki keterampilan komunikasi yang baik untuk berkoordinasi dengan karyawan lain di sekitar organisasi.
- Kemampuan untuk dapat mengawasi karyawan
- Kemampuan beradaptasi dengan lingkungan yang berubah dan bisa mudah menguasai teknologi baru yang dapat diimplementasikan, misalnya bisa menguasai perangkat lunak baru yang berkaitan dengan tugas seorang admin kantor.
- Menunjukkan inisiatif yang baik
- Dapat bekerja di bawah tekanan ketika diberi tugas yang sangat penting bagi perusahaan
Apa Tugas Seorang Administrasi Perkantoran?
Adapun tugas administrasi perkantoran sendiri ada banyak sekali.
Ya, seorang administrator kantor memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa kegiatan administrasi dalam suatu perusahaan berjalan efisien.
Selain itu menyediakan infrastruktur kepada karyawan lain di seluruh organisasi yang terlibat.
Kegiatan-kegiatan ini dapat berkisar dari yang bertanggung jawab untuk pengelolaan sumber daya manusia, anggaran dan catatan, hingga melakukan peran mengawasi karyawan lain.
Tanggung jawab ini dapat bervariasi tergantung pada pemberi kerja dan tingkat pendidikan.
Untuk perusahaan yang karyawannya sedikit, biasanya tugas administrastor merangkap menjadi HRD.
1. Membuat Arsip Data Kantor
Tugas yang paling penting adalah mengumpulkan dan membuat arsip data kantor berdasarkan kategori dan tanggalnya.
Jaman dulu, arsip kantor berupa lembaran-lembaran kertas yang dimasukkan dalam bentuk folder / stopmap dan disimpan di dalam lemari.
Jaman sekarang berbeda, administrasi perkantoran membuat arsip kantor dengan komputer. Mengelompokkannya menggunakan folder-folder yang terstruktur.
Tujuan membuat arsip data yang tertata adalah, supaya ketika suatu saat data tersebut diperlukan akan sangat mudah untuk mencarinya.
2. Memasukkan Data
Atau biasa disebut dengan entry data.
Yaitu proses memasukkan data ke dalam komputer, misalnya memasukkan data dari struk pembelian, dll.
Data inilah yang akan ditata dan diarsipkan.
3. Menerima dan Melakukan Panggilan Telepon
Kerjaan ini biasanya dilakukan di perusahaan yang skalanya masih kecil. Jika sudah besar, biasanya sudah dihandle oleh bagian customer service.
Untuk itu, admin kantor harus punya kemampuan komunikasi yang baik. Karena, dia akan menerima telepon dari pihak luar. Jika tidak bisa komunikasi baik, akan mencoreng nama baik perusahaan.
4. Membuat Agenda Kantor
Agenda perusahaan juga menjadi wewenang seorang administrasi perkantoran.
Dia bertugas untuk membuat jadwal agenda rapat atau pertemuan, misal jika ada dari pihak luar yang ingin bertemu dengan atasan.
Admin akan menyesuaikan dengan jadwal yang telah dimiliki direktur utama sebelumnya.
5. Menyediakan tiket akomodasi jika ada dinas keluar kantor
Jika ada karyawan yang akan dinas atau pergi keluar kantor sudah menjadi tugas admin untuk menyediakan akomodasi dan tempat tinggal.
Sehingga, karyawan tersebut tinggal berangkat saja dan melakukan pekerjaannya dengan baik.
Lebih detailnya berikut ini adalah tugas admin kantor perusahaan:
- Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan kantor
- Mengawasi anggota tim administrasi dan mengoordinasikan kegiatan mereka
- Membuat pengaturan perjalanan untuk para manajer
- Menangani panggilan telepon dan semua kegiatan surat menyurat yang terkait
- Mengontrol keadaan persediaan kantor dan memastikan sesuai dengan kebutuhan kantor
- Membuat dan menyajikan laporan untuk manajer
- Mengkoordinasikan dan berpartisipasi dalam perencanaan, pemeliharaan, dan renovasi ruang kantor jika perlu
- Mengkoordinasikan kegiatan kantor dan operasi untuk memastikan terhadap kebijakan perusahaan
- Mengawasi staf administrasi dan membagi tanggung jawab untuk memastikan kinerja
- Mendukung prosedur penganggaran dan pembukuan
- Membuat dan memperbarui catatan dan basis data dengan personil, keuangan, dan data lainnya
- Mengirim laporan tepat waktu dan menyiapkan presentasi / proposal sebagaimana ditugaskan
Apa Syarat Lulusan Sarjana untuk Jadi Administrasi Perkantoran?
Biasanya syarat minimal menjadi admin adalah SMA / SMK, ini untuk perusahaan kecil. Kalau yang sudah lumayan besar, akan mensyarakatkan Sarjana di semua jurusan.
Karena, tugas admin ini memang tidak dipelajari secara spesifik di suatu jurusan kampus.
Yang penting punya skill untuk jadi administrasi kantor yang mumpuni, seperti:
- Kualifikasi dalam studi kesekretariatan akan menjadi keuntungan
- Sarjana lulusan administrasi kantor atau bidang terkait lebih disukai
- Pengalaman yang terbukti sebagai administrator kantor, asisten kantor atau peran yang relevan
- Kemampuan komunikasi dan interpersonal yang luar biasa
- Keahlian organisasi dan kepemimpinan yang sangat baik
- Memiliki komunikasi yang baik dengan dengan manajemen kantor dan memahami prinsip-prinsip akuntansi dasar
- Memiliki pengetahuan yang sangat baik tentang MS Office dan perangkat lunak manajemen kantor (ERP dll.)
Untuk Anda yang sangat tertarik dengan tugas admin, Anda bisa mengajukan pekerjaan ini dengan mengirimkan surat lamaran. Adapun contoh surat lamaran kerja sendiri adalah sebagai berikut :
Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Arfi Mufidatus Sholihah
Tempat, tanggal lahir : Bantul 27 Juni 1994
Alamat : Ketingan RT/3 RW/21 Tirtoadi Mlati Sleman
Telepon : 085643174249
Berdasarkan informasi dari media sosial, bahwa MASBOS MULTIMEDIA sedang membuka lowongan pekerjaan sebagai Administrasi Kantor. Maka dengan surat ini saya berniat untuk dapat mengisi lowongan peekerjaan tersebut untuk bisa bekerja di posisi tersebut.
Bersamaan dengan surat tersebut, saya lampirkan fotocopy dokumen pendukung administratif
Sebagai pertimbangan Bapak/Ibu saya lampirkan berkas-berkas berikut :
- Curiculum Vitae (CV)
- Scan Ijazah Terakhir
- Scan KTP
- Scan Foto
Demikian surat lamaran ini saya buat berdasarkan kondisi saya yang sebenarnya. Besar harapan saya dapat bergabung dengan CV Masbos Multimedia. Semoga Bapak/Ibu senantiasa mempertimbangkannya. Atas perhatian Bapak/Ibu saya ucapkan terimakasih.
Hormat Saya
(Arfi Mufidatus S)
Sementara untuk Anda yang ingin mengundurkan diri dari pekerjaan sebelumnya dan mendaftarkan diri di bagian administrasi kantor, Anda perlu membuat sebuah surat pengunduran diri.
Anda juga bisa meminta surat keterangan kerja dari perusahaan Anda sebelumnya untuk bisa meng-apply pekerjaan menjadi adminstrator kantor.
Apalagi tugas admin juga tidak begitu menyulitkan bukan? Selamat mencoba.
